Time management pro výzkumné pracovníky: Mind the Graph Blog: Komplexní sada nástrojů pro výzkumné pracovníky

Řízení času je pro výzkumné pracovníky základní dovedností, která jim pomáhá nejen rychle dokončit práci, ale také maximálně využít čas a zdroje. Existuje mnoho technik, ale některé strategie se ukázaly být úspěšnější než jiné, pokud jde o efektivní řízení výzkumných projektů. Pojďme si o nich povědět podrobněji.

3 kroky pro dobrý time management pro výzkumné pracovníky

Pomůžeme vám zvládnout stres tím, že vám pomůžeme stanovit time management pro výzkumné pracovníky. Nejdřív to nejdůležitější!

Krok 1: Zjištění, kolik času je k dispozici

Vše, co lze kvantifikovat, lze pouze řídit. Porozumění "Kolik času je k dispozici?" se stává nejdůležitější otázkou. Začněte tím, že si uděláte jasnou představu o tom, co je třeba udělat každý den nebo týden. To může zahrnovat úkoly související s prací, školou, rodinnými povinnostmi nebo jinými závazky, které vyžadují pozornost v průběhu daného období, například jednoho měsíce nebo roku.

Jakmile budete přesně vědět, které činnosti potřebují kolik času, vytvořte si realistické cíle s dosažitelnými termíny. Časové rámce je třeba nastavit odpovídajícím způsobem, aby se nespěchalo na poslední chvíli, ale aby byly efektivně dokončeny v delším časovém období, což v případě potřeby umožní větší prostor pro chyby, a zároveň aby byla splněna všechna očekávání v rozumných lhůtách. Řízení času v životě výzkumného pracovníka je zásadní pro dosažení cílů bez pocitu zahlcení v důsledku nedostatečného plánování.

To pomáhá vyhnout se odkládání důležitých úkolů, protože na "naléhavé úkoly" narážíme vždy. Také by vám pomohl ve chvílích, kdy se pracovní zátěž stane nezvládnutelnou, což vede k pocitům úzkosti a stresu.

Krok 2: Stanovení realistických cílů

Všichni výzkumníci by měli mít na paměti, že realistické cíle a termíny pro jednotlivé úkoly jsou důležité pro dokončení úkolů a předcházení frustracím. Stanovení cílů pomůže zajistit, aby úkoly byly dokončeny v plánovaném termínu, aniž by byla obětována kvalita nebo příliš mnoho času na jiné činnosti, jako je účast na konferencích, psaní článků atd.

Pro výzkumné pracovníky je klíčem k úspěchu řízení času. Schopnost stanovit si realistické cíle a efektivně hospodařit s časem může mít zásadní vliv na dosažení konečného cíle: vytvoření informativního článku poskytujícího cenné poznatky, strategie a techniky. Stanovení realistických cílů vám pomůže naplánovat si, kolik práce je třeba každý den udělat, a dodá vám motivaci, která s plněním těchto cílů souvisí.

Krok 3: Seznamy úkolů a stanovení priorit

Začněte odpovědí na otázku, kde je třeba začít. Hodí se vytvářet denní seznamy úkolů, abyste přesně věděli, co je třeba během dne/týdne/měsíce udělat - může to být cokoli od čtení článků v časopisech, účasti na seminářích, provádění experimentů nebo setkání s mentorem a přáteli. Zkuste si zapsat všechny úkoly, které v daném okamžiku vyžadují pozornost. Poté si vezměte seznamy úkolů a seřaďte je podle důležitosti nebo naléhavosti. To vám pomůže zajistit, abyste při rozhodování o tom, jak nejlépe využít dostupné hodiny každý den, nepřehlédli nic zásadního.

Základní strategie a nástroje pro řízení času

Rozdělení větších projektů na menší části usnadňuje jejich řešení, aniž byste se cítili zahlceni jejich rozsahem nebo složitostí. To také poskytuje větší prostor pro flexibilitu, pokud se během plnění těchto úkolů objeví neočekávané události, které mohou vyžadovat úpravy na cestě. Rozdělení úkolů a jejich časové vymezení vám poskytne celkovou představu, možná si pak můžete vyhradit hodinu i na zábavu.

V případě řízení času se hodí technologická řešení. Aplikace, jako jsou kalendářové aplikace nebo software pro plánování projektů, např. Trello umožňují uživatelům nastavovat termíny a vytvářet připomenutí/upozornění, aby nikdy nezmeškali důležité schůzky a jednání. Pomáhají snadno sledovat průběh více projektů současně. Online aplikace šetří cenné minuty, které nemusíte ztrácet při hledání konkrétních informací prostřednictvím e-mailů o schůzkách, projektech apod.

Přestávky a plánování vyrovnávacích časů

Osvěžení mysli je vždy dobrou výzvou k tomu, abyste si otevřeli více prostoru pro zpracování všech úkolů, které potřebujete udělat. Je důležité dělat si během dne pravidelné přestávky a také si naplánovat nárazníkové časy mezi úkoly pro případ nečekaného zdržení nebo rozptýlení. Krátké 5-10minutové přestávky každou hodinu vám umožní načerpat duševní i fyzickou energii, takže po návratu z přestávky bude vaše mysl opět svěží a připravená na práci.

Pokud si navíc na konci každého úkolu naplánujete 10 minut "nárazníkového času", získáte další prostor pro oddech, pokud něco trvá déle, než jste očekávali, nebo se vyskytne mimořádná situace, která vyžaduje okamžitou pozornost, než budete pokračovat v dalších úkolech. To pomáhá udržet hladký průběh věcí, aniž bychom se cítili uspěchaní nebo zahlcení napjatými termíny, které se před námi rýsují v důsledku nepředvídatelných okolností, které nemůžeme ovlivnit, jako je například nečekaná návštěva laboratoře ve škole. Kromě toho jsou účinným způsobem, jak zvládnout soustředění, také mikrobreakce, jako je kontrola e-mailů a procházení kanálů sociálních médií. Tyto přestávky by však měly trvat po určenou dobu a neměly by za žádnou cenu bránit plynulému psaní výzkumné práce.

Vyvarování se rozptýlení a plýtvání časem

Chcete-li efektivně hospodařit s časem, je důležité vyhnout se nástrahám, jako je rozptýlení, a soustředit se na to, co je třeba udělat. Jedním ze způsobů, jak se vyhnout rozptýlení, je stanovit si hranice; to může zahrnovat omezení přístupu nebo vystavení určitým činnostem, které vás mohou odvádět od produktivních úkolů, jako jsou platformy sociálních médií nebo streamovací služby (například Netflix).

Vytvoření prostředí, ve kterém se vám bude dobře pracovat bez zbytečného hluku, vám navíc umožní více se věnovat práci. Patří sem i vypnutí oznámení aplikací, které přímo nesouvisejí s účely produktivity, abychom se nenechali snadno rozptýlit v době, kdy bychom měli zůstat soustředění.

Výhody efektivního řízení času

Může být obtížné realizovat všechny výše uvedené strategie během jednoho dne, ale pokud je dostatečně praktikujete, jsou to nejlepší nástroje pro řízení času pro výzkumné pracovníky. Začněte s malými cíli a snažte se je pravidelně dodržovat.

Jako výzkumný pracovník jste pravděpodobně zvyklí psát si deníky a dělat si poznámky. Bude tedy snazší připravit si seznam úkolů a vyčlenit si na každý z nich čas. Následuje několik výhod, které se vám odmění ihned, jakmile tyto znalosti uvedete do praxe:

Získání pocitu kontroly
Menší pocit zahlcení
Dodržování termínů
Šetření času na sebe, rodinu a přátele
Přesnější provádění výzkumu
Dosažení vysokého soustředění na každý úkol

Ty nakonec povedou k posílení důvěry a harmonie v každodenním životě. Pak se do toho pusťte! Nezapomeňte se přihlásit k odběru našeho newsletteru a zůstaňte s námi.

Graf je vám k dispozici: Dovolte nám, abychom vám dali superschopnosti!

Mind the Graph je platforma pro výzkumné pracovníky, jako jste vy. Pomůžeme vám vytěžit maximum z vašich výzkumných informací v grafickém abstraktu. Naše platforma je tak jednoduchá na používání a zábavná, i když si potřebujete odpočinout. Předplaťte si službu Mind the Graph a získejte přístup ke všem šablonám zdarma. Požádejte naše odborníky o vytvoření ikon specifických pro váš výzkum a my vám pomůžeme. Pomůžeme vám ušetřit trochu času a zapůsobit na vaše publikum.