When it comes to submitting a manuscript for publication in a journal, many authors focus solely on the quality of their research and the clarity of their writing. While these are important factors, it’s easy to overlook the role that a well-crafted cover letter can play in the submission process. A cover letter can be the key to getting your manuscript noticed by the editor and ultimately accepted for publication. In this article, we’ll explore the importance of a cover letter for journal submissions and provide tips for crafting an effective one.
Hva er et følgebrev for innsending til tidsskrift?
Et følgebrev for innsending til tidsskrift er et dokument som følger med et manuskript når det sendes inn for publisering i et akademisk eller vitenskapelig tidsskrift. Formålet med følgebrevet er å presentere forfatteren og arbeidet hans/hennes for redaktøren av tidsskriftet og gi ytterligere informasjon som kan være relevant for manuskriptet eller innsendingsprosessen. Videre er formålet å presentere manuskriptet for redaktøren og gi ytterligere informasjon om forskningen og dens betydning. Følgebrevet bør være kortfattet og fokusert, vanligvis ikke mer enn én side.
Hva bør være med i følgebrevet?
Et følgebrev bør inneholde flere viktige elementer for å presentere manuskriptet ditt på en effektiv måte. Det er viktig at du tilpasser brevet til det aktuelle tidsskriftet, bruker en profesjonell tone og leser korrektur for å unngå feil. For å sikre at følgebrevet ditt er effektivt, er det flere viktige elementer du bør inkludere:
Informasjon om mottaker og dato for innsending
Følgebrevet bør starte med dato for innsending, etterfulgt av navn og adresse til redaktøren eller redaksjonen som skal vurdere manuskriptet. Denne informasjonen bør være oppdatert og nøyaktig for å sikre at innsendingen sendes til riktig person.
Åpningshilsen
The opening salutation of your cover letter should be professional and courteous, addressing the editor or editorial staff by name, starting with “Dear…”. Don´t forget to include the title and position of the editor you are addressing.
Formålserklæring og administrativ informasjon
Følgebrevet bør inneholde en tydelig beskrivelse av formålet med forskningen din og tidsskriftet du sender inn manuskriptet til. Du bør også inkludere all administrativ informasjon som tidsskriftet krever, for eksempel type manuskript (f.eks. originalforskning, oversiktsartikkel, kasuistikk) og antall ord eller sider.
Oppsummering av de viktigste forskningsresultatene og implikasjonene
Et av de viktigste elementene i søknadsbrevet er en oppsummering av de viktigste funnene og implikasjonene av forskningen din. Dette sammendraget bør være kortfattet og fokusert, og fremheve de viktigste aspektene ved forskningen din og hvorfor den er viktig for fagfeltet.
Erklæringer eller informasjon som kreves av tidsskriftet
Mange tidsskrifter krever at spesifikke erklæringer eller opplysninger inkluderes i følgebrevet. Det kan for eksempel være en erklæring om at manuskriptet ikke har vært publisert tidligere eller er under vurdering for publisering andre steder, eller en liste over potensielle interessekonflikter eller finansieringskilder som kan ha påvirket forskningen.
Tidligere kontakt med tidsskriftet
Hvis du har hatt kontakt med tidsskriftet tidligere, for eksempel ved å sende inn et tidligere manuskript eller delta på en konferanse i tidsskriftets regi, er det viktig å nevne dette i følgebrevet. Denne informasjonen kan bidra til å etablere en kontakt mellom deg og redaktøren, noe som kan øke sjansene for at manuskriptet ditt blir antatt.
Interessekonflikter og økonomiske opplysninger
Det er viktig å opplyse om eventuelle interessekonflikter eller økonomiske forhold som kan ha påvirket forskningen. Denne informasjonen kan bidra til å sikre åpenhet og opprettholde forskningens integritet.
Forfatterskap
Følgebrevet bør inneholde en erklæring om at alle forfatterne har lest og godkjent manuskriptet, og at arbeidet er originalt og ikke plagiert. Denne informasjonen kan bidra til å etablere forskningens troverdighet og forfatternes integritet.
Foreslåtte anmeldere
Foreslåtte fagfeller anses generelt som beste praksis og anbefales ofte av tidsskriftene. En liste over foreslåtte fagfeller kan bidra til å sikre at manuskriptet blir vurdert av personer som har riktig kompetanse og bakgrunn til å vurdere arbeidet, og kan bidra til å fremskynde vurderingsprosessen ved å redusere tiden redaktøren trenger for å identifisere potensielle fagfeller. Dette kan bidra til å fremskynde vurderingsprosessen og øke sannsynligheten for at manuskriptet ditt blir antatt.
Samtidige/dobbelte innsendinger
En viktig faktor å ta hensyn til når du sender inn et manuskript for publisering, er samtidig innsending. Samtidig innsending er når et manuskript sendes inn til mer enn ett tidsskrift samtidig. Dupliserte innsendinger oppstår når et manuskript sendes inn til samme tidsskrift mer enn én gang.
I følgebrevet skal det tydelig fremgå om manuskriptet er sendt inn andre steder eller om det er publisert tidligere. Hvis manuskriptet er til vurdering andre steder, bør du oppgi navnet på tidsskriftet og dato for innsending. Hvis manuskriptet er publisert tidligere, bør du oppgi referanse til publikasjonen.
Avsluttende hilsen
Når du avslutter et følgebrev til et tidsskrift, er det viktig å holde en profesjonell og høflig tone. En vanlig avsluttende hilsen er "Med vennlig hilsen", etterfulgt av navnet ditt. Noen alternativer som også er passende, er imidlertid "Med vennlig hilsen", "Takk for at du tok deg tid" eller "Med respekt". Uansett hvilken tiltaleform du velger, må du sørge for at den passer til tonen i brevet og viser at du er takknemlig for at redaktøren tar hensyn til deg.
Anmodning om å ekskludere korrekturlesere
En anmodning om å ekskludere fagfeller er en vanlig del av et følgebrev til et tidsskrift, spesielt i tilfeller der forfatteren er bekymret for potensielle interessekonflikter eller partiskhet som kan påvirke vurderingsprosessen.
Når en forfatter ber om å ekskludere fagfeller, bør han eller hun gi en tydelig og kortfattet forklaring på hvorfor han eller hun ber om det, og gi spesifikke opplysninger om eventuelle interessekonflikter eller bekymringer. Det er også viktig å være oppmerksom på at enkelte tidsskrifter kan ha spesifikke retningslinjer eller policyer når det gjelder forespørsler om å ekskludere fagfeller, og forfattere bør sette seg inn i disse retningslinjene før de sender inn en forespørsel.
Generelt anbefales det at forfatterne oppgir minst tre til fem potensielle fagfeller som ikke er tilknyttet forfatteren eller institusjonen, for å sikre et bredt spekter av ekspertise og perspektiver. Når man ber om å ekskludere bedømmere, er det også viktig å komme med alternative forslag til potensielle bedømmere som kan vurderes i stedet.
Tips til hvordan du skriver et følgebrev til en tidsskriftinnlevering
Et godt utformet følgebrev kan bidra til at manuskriptet ditt skiller seg ut og øker sjansene for å bli antatt for publisering. Her er noen tips til hvordan du skriver et godt følgebrev til et tidsskrift.
Korrekturlesing
Et av de viktigste tipsene når du skal skrive et følgebrev til et tidsskrift, er å korrekturlese det nøye. Skrivefeil, stavefeil og grammatiske feil kan forringe det profesjonelle inntrykket du ønsker å gi. Sørg for å lese gjennom brevet flere ganger og få noen andre til å lese gjennom det for å fange opp eventuelle feil du har oversett.
Hold følgebrevet kortfattet
Et annet viktig tips er å holde følgebrevet kort og presist. Følgebrevet bør inneholde en kort introduksjon av manuskriptet og de viktigste funnene, samt annen informasjon som er nødvendig for at redaktøren skal forstå viktigheten og relevansen av manuskriptet. Brevet bør ikke være mer enn én side langt.
Gjennomgå eksempler på følgebrev
Det kan være nyttig å se på eksempler på følgebrev til tidsskrifter for å få en idé om hvilken stil, tone og innhold som er passende. Du kan søke etter eksempler på nettet eller spørre kolleger som har sendt inn manuskripter til publisering, om råd. Når du går gjennom eksemplene, bør du legge merke til språkbruken, detaljnivået og den overordnede organiseringen og strukturen i brevet. Dette kan hjelpe deg med å utforme et følgebrev som er profesjonelt, informativt og effektivt.
Mal for følgebrev for innsending av en artikkel til et tidsskrift
Et følgebrev er en viktig del av et manuskript som skal publiseres i et tidsskrift. Ved å bruke en mal kan du sikre at følgebrevet inneholder all nødvendig informasjon og følger riktig format. Her er en guide til hvordan du lager en mal for følgebrev for innsending av artikler til tidsskrifter.
Overskrift
Overskriften skal inneholde kontaktinformasjonen din, inkludert navn, tilhørighet og kontaktinformasjon (adresse, telefonnummer og e-postadresse), dato for innsending og tidsskriftets navn og adresse.
Innledende avsnitt
Åpningsavsnittet skal gi en kort introduksjon til manuskriptet og de viktigste funnene. Dette avsnittet bør også nevne formålet med manuskriptet og hvorfor det er relevant for tidsskriftets lesere. Det kan også være lurt å nevne eventuell tidligere korrespondanse eller kontakt med tidsskriftet.
Hovedavsnitt
Hoveddelen av følgebrevet bør inneholde flere avsnitt som gir mer informasjon om manuskriptet. Dette kan omfatte et sammendrag av metodene som er brukt, de viktigste resultatene og implikasjonene for fremtidig forskning. Det kan også være lurt å nevne eventuelle begrensninger eller utfordringer du har støtt på i løpet av forskningsprosessen.
Det er også viktig å ta opp eventuelle spesifikke krav eller forespørsler fra tidsskriftet, for eksempel et bestemt format for tabeller eller figurer, eller spesifikk informasjon som skal inkluderes i manuskriptet. Du bør også nevne eventuelle finansieringskilder eller interessekonflikter som kan være relevante.
Avsluttende avsnitt
Det avsluttende avsnittet bør gjenta betydningen av manuskriptet og dets bidrag til fagfeltet. Det kan også være lurt å nevne eventuelle korrekturlesere for manuskriptet eller foreslå korrekturlesere som kan være aktuelle. Til slutt bør du inkludere en høflig og profesjonell avslutning, for eksempel "Med vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen", etterfulgt av ditt navn og signatur.
Vanlige uttrykk for følgebrev
Når du skriver et følgebrev til et tidsskrift, er det viktig å bruke et passende og profesjonelt språk. Her er noen vanlige uttrykk som kan brukes i følgebrev:
"Vi har gleden av å sende inn vårt manuskript..."
"Forskningen som rapporteres i dette manuskriptet, adresserer et betydelig hull i litteraturen..."
"Vi tror at dette manuskriptet vil være av interesse for dine lesere fordi..."
"Funnene våre har viktige implikasjoner for fremtidig forskning på dette feltet."
"Vi vil gjerne takke anmelderne og redaktørene for deres tid og omtanke."
"Vi ser frem til å høre fra deg angående status for manuskriptet vårt."
"Takk for din tid og omtanke."
Disse uttrykkene kan brukes til å formidle viktig informasjon på en profesjonell og konsis måte. Når du bruker disse uttrykkene, er det viktig at du tilpasser dem til det spesifikke tidsskriftet og sørger for at de passer til innholdet i søknadsbrevet.
Tips og triks for innsending til tidsskrifter fra ekspertene
Å sende inn en tidsskriftartikkel kan være en utfordrende og til tider frustrerende prosess. Men ved å følge noen tips fra ekspertene kan du øke sjansene for å lykkes. Her er noen tips og triks som kan hjelpe deg med å sende inn artikkelen din til et tidsskrift:
Velg riktig tidsskrift
Before submitting your article, make sure you choose the right journal. Consider factors such as the journal’s scope, readership, and impact factor. Make sure your article fits with the journal’s focus and aims.
Les retningslinjene
Les nøye gjennom tidsskriftets retningslinjer for innsending og følg dem nøye. Vær oppmerksom på formatering, lengde og andre krav. Hvis du ikke følger retningslinjene, kan artikkelen din bli avvist uten vurdering.
Få tilbakemelding
Før du sender inn artikkelen, bør du få tilbakemelding fra kolleger eller mentorer. Be dem lese gjennom manuskriptet og komme med konstruktiv kritikk. Dette kan hjelpe deg med å identifisere potensielle svakheter og forbedre kvaliteten på artikkelen.
Skriv et sterkt sammendrag
Sammendraget er ofte det første redaktører og fagfeller leser. Sørg for at det er tydelig, kortfattet og gir et overbevisende sammendrag av artikkelen. Fremhev de viktigste funnene og implikasjonene av forskningen din.
Bruk et klart og konsist språk
Bruk et klart og konsist språk når du skriver artikkelen. Unngå sjargong, faguttrykk og komplisert språk som kan være vanskelig å forstå for leserne. Skriv på en måte som er tilgjengelig for et bredt publikum.
Adresse Reviewer-kommentarer
Hvis artikkelen din blir refusert eller må revideres, må du være nøye med å svare på alle kommentarene. Vær grundig og profesjonell i svarene dine. Dette kan øke sjansene dine for å bli akseptert i fremtidige vurderingsrunder.
Opptegnelser
Ta vare på all korrespondanse med tidsskriftet, inkludert innsendingsdatoer, kommentarer fra korrekturlesere og avgjørelser. Dette kan hjelpe deg med å holde orden og oversikt over artikkelens fremdrift.
Stor gjennomslagskraft og større synlighet for arbeidet ditt
Mind the Graph er en nyskapende plattform som er utviklet for å hjelpe forskere med å lage visuelt materiale med stor gjennomslagskraft og øke synligheten til arbeidet deres. Med et brukervennlig grensesnitt, tilpassbare maler og et stort bibliotek med vitenskapelige illustrasjoner. Mind the Graph gir forskere et kraftig verktøy som hjelper dem med å kommunisere forskningen sin mer effektivt.
Abonner på nyhetsbrevet vårt
Eksklusivt innhold av høy kvalitet om effektiv visuell
kommunikasjon innen vitenskap.
