Van symptomen naar oplossingen: De kunst van het analyseren van de onderliggende oorzaak

Ben je het zat om steeds maar weer met dezelfde problemen bezig te zijn? Zelfs als je denkt dat je een oplossing hebt gevonden, zit je misschien nog steeds met dat probleem. Dit komt omdat je direct op zoek gaat naar het antwoord in plaats van de oorzaak van het probleem te begrijpen. Als je tijd besteedt aan het analyseren van de echte oorzaak achter het probleem, wordt het eenvoudig om het probleem te verhelpen en te voorkomen dat het zich herhaaldelijk voordoet. Zo'n proces heet oorzakenanalyse.

Analyse van de oorzaak is de techniek die bedrijven gebruiken wanneer zich een probleem voordoet. In dit artikel gaan we dieper in op het concept, de soorten en technieken, samen met voorbeelden.

Analyse van de Onderliggende Oorzaak: Stappen, hulpmiddelen en voorbeelden

Analyse van de Onderliggende Oorzaak (RCA) is een probleemoplossingstechniek die gebruikt wordt om de onderliggende oorzaken van een probleem of gebeurtenis te identificeren. Het doel is om de fundamentele reden(en) te identificeren waarom een probleem zich voordeed in plaats van alleen de symptomen aan te pakken. RCA helpt organisaties of individuen om het probleem beter te begrijpen, herhaling te voorkomen en effectieve corrigerende maatregelen te implementeren.

Hier volgen de algemene stappen, veelgebruikte hulpmiddelen en voorbeelden van RCA:

Stappen van de Analyse van de Onderliggende Oorzaak

Definieer het probleem: Definieer duidelijk het probleem of de gebeurtenis waarvoor RCA nodig is. Bepaal de reikwijdte en grenzen van de analyse.
Verzamel gegevens: Verzamel relevante gegevens over het probleem. Dit kunnen incidentrapporten zijn, procesdocumentatie, feedback van klanten en alle andere beschikbare informatie.
Identificeer de directe oorzaken: Bepaal de oorzaken of gebeurtenissen die direct tot het probleem hebben geleid. Dit zijn meestal de meest zichtbare symptomen van het probleem.
Vraag "Waarom?" en identificeer de factoren die ertoe bijdragen: Begin met de directe oorzaken die in de vorige stap zijn geïdentificeerd en vraag "Waarom is dit gebeurd?" en graaf dieper om de onderliggende factoren te identificeren die hebben bijgedragen aan elke directe oorzaak. Blijf "Waarom?" vragen voor elk antwoord totdat je bij de hoofdoorzaak(en) komt.
Bepaal de hoofdoorzaak(en): Analyseer de bijdragende factoren en identificeer de fundamentele hoofdoorzaak(en) die, als ze worden aangepakt, kunnen voorkomen dat het probleem zich herhaalt. De hoofdoorzaak is meestal het diepste onderliggende probleem dat, als het wordt opgelost, het probleem zou elimineren of aanzienlijk zou verminderen.
Valideer de hoofdoorzaak(en): Valideer de geïdentificeerde hoofdoorzaak(en) door het bewijsmateriaal te controleren en ervoor te zorgen dat het overeenkomt met de beschikbare gegevens. Deze stap helpt de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de analyse te vergroten.
Corrigerende maatregelen uitvoeren: Breng de corrigerende maatregelen in de praktijk. Wijs verantwoordelijkheden toe, stel tijdschema's op en communiceer het plan met relevante belanghebbenden.
Monitoren en evalueren: De geïmplementeerde corrigerende maatregelen voortdurend controleren en hun effectiviteit evalueren. Zorg ervoor dat het probleem zich niet opnieuw voordoet en meet de impact van de uitgevoerde acties.

Hulpmiddelen voor Analyse van de Onderliggende Oorzaak

5 Waarom(n): De 5 Waarom-techniek houdt in dat je herhaaldelijk "Waarom?" vraagt om de hoofdoorzaak van een probleem te achterhalen. Door minstens vijf keer waarom te vragen, kun je diepere oorzaken blootleggen.
Visgraatdiagram (Ishikawa-diagram): Een visgraatdiagram helpt bij het visualiseren van de mogelijke oorzaken van een probleem door ze in te delen in specifieke categorieën zoals mensen, processen, apparatuur, materialen en omgeving.
Foutenboomanalyse (FTA): FTA is een grafisch hulpmiddel dat wordt gebruikt om de combinaties van gebeurtenissen te identificeren en te analyseren die kunnen leiden tot een specifieke ongewenste uitkomst. Het helpt bij het bepalen van de minimale reeks gebeurtenissen die moeten optreden om het probleem te laten optreden.
Paretoanalyse: Pareto-analyse houdt in dat potentiële oorzaken worden geprioriteerd op basis van hun frequentie of impact. Het helpt bij het identificeren van de belangrijkste oorzaken die het meest bijdragen aan het probleem.

Voorbeeld van Analyse van de Onderliggende Oorzaak

Laten we een voorbeeld nemen van een fabricagefout in een product

Directe oorzaak: Productstoringen in het veld.
Waarom? Slechte kwaliteitscontrole tijdens het productieproces.
Bijdragende factoren: Onvoldoende training van productiepersoneel en verouderde apparatuur.
Oorzaak: Onvoldoende investeringen in opleiding van personeel en upgrades van apparatuur.
Corrigerende maatregelen: Implementeer een uitgebreid trainingsprogramma voor het personeel en wijs fondsen toe voor upgrades van apparatuur.

Hoe helpt de projectmanager bij de analyse?

Een projectmanager speelt een cruciale rol bij het faciliteren van het proces van oorzakenanalyse en het waarborgen van de effectiviteit ervan. Hier zijn manieren waarop een projectmanager kan helpen bij de analyse:

Het vergemakkelijken van het RCA-proces: De projectmanager kan het RCA-proces leiden en faciliteren door vergaderingen te organiseren, de benodigde hulpmiddelen in te stellen en het team door de stappen van de analyse te leiden. Hij zorgt ervoor dat de analyse gefocust, productief en op schema blijft.
Projectcontext bieden: Projectmanagers hebben een uitgebreid begrip van de doelen, doelstellingen en beperkingen van het project. Ze kunnen het RCA-team waardevolle context bieden, zodat ze begrijpen hoe het probleem of de gebeurtenis past in het grotere projectkader. Deze contextuele informatie helpt bij het identificeren van relevante bijdragende factoren en hoofdoorzaken.
Relevante gegevens verzamelen: Projectmanagers kunnen helpen bij het verzamelen en organiseren van relevante gegevens voor de RCA. Ze kunnen toegang hebben tot projectdocumentatie, prestatiecijfers, feedback van belanghebbenden en andere informatiebronnen. Door deze gegevens te verzamelen en te presenteren aan het RCA-team, zorgt de projectmanager ervoor dat de analyse goed geïnformeerd is en gebaseerd op accurate informatie.
Belanghebbenden betrekken: Stakeholders hebben vaak waardevolle inzichten en perspectieven op het betreffende probleem. De projectmanager kan belanghebbenden, zoals teamleden, klanten en materiedeskundigen, betrekken bij het RCA-proces. Deze betrokkenheid kan verschillende gezichtspunten opleveren en de nauwkeurigheid en volledigheid van de analyse verbeteren.
Ondersteunende besluitvorming: Tijdens het RCA-proces kan het team meerdere potentiële hoofdoorzaken tegenkomen. De projectmanager kan helpen bij het evalueren en prioriteren van deze oorzaken op basis van hun impact, haalbaarheid en afstemming op de projectdoelen. Ze helpen het team weloverwogen beslissingen te nemen over de selectie van hoofdoorzaken en de ontwikkeling van geschikte corrigerende maatregelen.

Voordelen en doelen van analyse van de oorzaak

De voordelen en doelen van een oorzakenanalyse zijn onder andere:

Probleemoplossing: RCA is gericht op het identificeren van de onderliggende oorzaken van een probleem of gebeurtenis, in plaats van alleen de symptomen aan te pakken. Door de onderliggende oorzaken te identificeren en aan te pakken, helpt RCA het probleem bij de bron op te lossen, wat leidt tot langetermijnoplossingen.
Herhaling voorkomen: RCA richt zich op het begrijpen waarom een probleem zich voordeed. Door de hoofdoorzaken aan te pakken, kunnen organisaties corrigerende maatregelen nemen om te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet. Dit helpt de algehele operationele efficiëntie te verbeteren en de kans op soortgelijke problemen in de toekomst te verkleinen.
Procesverbetering: RCA geeft inzicht in procesinefficiënties, knelpunten of hiaten. Door de hoofdoorzaken te identificeren, kunnen organisaties gerichte verbeteringen aanbrengen in hun processen, wat resulteert in verhoogde efficiëntie, verlaagde kosten en verbeterde kwaliteit.
Leren en kennis delen: RCA bevordert een cultuur van leren van fouten en het delen van kennis binnen de organisatie. Het moedigt teams aan om hun bevindingen te analyseren en te documenteren, zodat anderen kunnen leren van ervaringen uit het verleden en soortgelijke problemen in hun werk kunnen voorkomen.

Principes van Analyse van de Onderliggende Oorzaak

Analyse van onderliggende oorzaken wordt geleid door een aantal belangrijke principes die de effectiviteit en nauwkeurigheid ervan helpen garanderen. Deze principes omvatten:

Systemische aanpak

RCA beschouwt het probleem binnen de bredere context van het systeem of proces waarin het zich voordeed. Het erkent dat problemen vaak het resultaat zijn van onderling verbonden factoren en interacties tussen verschillende componenten. Door een systemische benadering te kiezen, probeert RCA de dynamiek van het hele systeem te begrijpen en vast te stellen hoe verschillende elementen bijdragen aan het probleem.

Op feiten gebaseerde analyse

RCA is gebaseerd op objectieve gegevens en bewijs in plaats van subjectieve meningen of veronderstellingen. Het legt de nadruk op het verzamelen, analyseren en interpreteren van relevante informatie om de hoofdoorzaken nauwkeurig te identificeren. Door betrouwbare gegevens te gebruiken, bevordert RCA een rigoureuzer en betrouwbaarder analyseproces.

Meerdere perspectieven

RCA moedigt de betrokkenheid van meerdere belanghebbenden en perspectieven in het analyseproces aan. Verschillende individuen of teams kunnen waardevolle inzichten, ervaringen of expertise hebben met betrekking tot het probleem. Door verschillende gezichtspunten te betrekken, helpt RCA bij het verkrijgen van een alomvattend begrip van het probleem en de onderliggende oorzaken.

Wanneer een Analyse van de Onderliggende Oorzaak uitvoeren?

Root Cause Analysis moet worden uitgevoerd in verschillende situaties wanneer een organisatie of individu de onderliggende oorzaken van een probleem of gebeurtenis wil begrijpen. Hier zijn enkele veelvoorkomende scenario's waarbij het uitvoeren van RCA nuttig is:

Grote incidenten of storingen: Wanneer zich een belangrijk incident, storing of ongeval voordoet, kan RCA helpen bij het identificeren van de hoofdoorzaken om soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen. Dit kunnen storingen in apparatuur, systeemuitval, veiligheidsincidenten of projectfouten zijn.
Chronische of terugkerende problemen: Als een probleem zich blijft voordoen of steeds terugkeert, kan RCA helpen om de fundamentele redenen te achterhalen. Hierbij kan het gaan om zaken als klachten van klanten, kwaliteitsdefecten, productievertragingen of serviceverstoringen.
Onverwachte variaties in prestaties: Wanneer er onverklaarbare variaties zijn in prestatiecijfers, zoals een plotselinge daling in productiviteit, een piek in fouten of een daling in klanttevredenheid, kan RCA de onderliggende oorzaken blootleggen en helpen de prestaties te herstellen.
Feedback of ontevredenheid van klanten: Wanneer klanten hun ontevredenheid uiten, negatieve feedback geven of problemen met producten of diensten melden, kan RCA helpen de onderliggende redenen bloot te leggen en de klanttevredenheid te verbeteren. Het stelt organisaties in staat om systemische problemen aan te pakken in plaats van alleen symptomen te bestrijden.

De 3 V's van Analyse van de Onderliggende Oorzaak

De "3 V's" van root cause analysis (RCA) verwijzen naar de drie essentiële onderdelen van het analyseproces. Deze zijn als volgt:

Herken

De eerste stap in RCA is het herkennen en erkennen dat er een probleem of gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Dit houdt in dat je de tekenen of symptomen van het probleem identificeert, de impact ervan begrijpt en ervoor zorgt dat het de nodige aandacht en middelen krijgt voor analyse.

Reageer op

Als het probleem eenmaal herkend is, is het belangrijk om snel en adequaat te reageren. Dit omvat het opstarten van het RCA-proces, het samenstellen van een speciaal team en het toewijzen van de nodige middelen om het probleem grondig te onderzoeken. Onmiddellijk reageren helpt verdere gevolgen te voorkomen en zorgt ervoor dat het RCA-proces onmiddellijk van start gaat.

oplossen

Het uiteindelijke doel van RCA is om het probleem op te lossen door de onderliggende oorzaken te identificeren en aan te pakken. Dit omvat het uitvoeren van een systematische analyse, het identificeren van bijdragende factoren en dieper graven om de onderliggende oorzaken bloot te leggen. Door de onderliggende oorzaken op te lossen, kunnen organisaties effectieve corrigerende acties implementeren om te voorkomen dat het probleem zich in de toekomst opnieuw voordoet.

Conclusie

Concluderend is het uitvoeren van een oorzakenanalyse een waardevolle praktijk voor organisaties in verschillende bedrijfstakken. Door de principes van RCA toe te passen en de juiste technieken te gebruiken, kunnen organisaties de onderliggende oorzaken van problemen en gebeurtenissen effectief identificeren en aanpakken.

Communiceer wetenschap visueel met de kracht van de beste en gratis infographicmaker

Heb je je ooit afgevraagd hoe sommige onderzoeksartikelen of posters meer bekeken en gevalideerd worden dan andere? Natuurlijk is de kwaliteit van belang, maar zit het allemaal in de kwaliteit van het artikel? Nee, er zijn veel andere factoren zoals de eenvoud van de taal en de presentatie door middel van grafische samenvattingen en visuals die ertoe doen.

Je kunt je werk ook laten opvallen met dergelijke visuals. Mind the Graph is een hulpmiddel dat helpt om wetenschap visueel te communiceren met de kracht van de beste en gratis infographics. Meld je nu aan!

Begin met creëren met Mind the Graph