Від симптомів до рішень: Мистецтво аналізу першопричин

Вам набридло вирішувати одні й ті ж проблеми знову і знову? Навіть якщо вам здається, що ви знайшли рішення, ви все одно можете застрягти з цією проблемою. Це відбувається тому, що ви одразу переходите до пошуку відповіді, замість того, щоб зрозуміти причину проблеми. Якщо ви витратите час на аналіз справжньої причини, що стоїть за проблемою, ви зможете легко її вирішити і не допустити її повторення. Такий процес називається аналіз першопричин.

Аналіз першопричин - це метод, який компанії застосовують, коли виникає проблема. У цій статті ми детально розглянемо цю концепцію, її види та методи, а також наведемо приклади.

Аналіз першопричин: Кроки, інструменти та приклади

Аналіз першопричин (АП) - це метод вирішення проблем, який використовується для виявлення першопричин проблеми або події. Він спрямований на виявлення фундаментальної причини (причин) виникнення проблеми, а не лише на усунення симптомів. RCA допомагає організаціям або окремим особам глибше зрозуміти проблему, запобігти її повторенню та впровадити ефективні коригувальні дії.

Нижче наведено загальні кроки, поширені інструменти та приклади RCA:

Етапи аналізу першопричини

Визначте проблему: Чітко визначте проблему або подію, яка потребує АРВ. Встановіть обсяг і межі аналізу.
Збирайте дані: Зберіть відповідні дані, що стосуються проблеми. Це можуть бути звіти про інциденти, технологічна документація, відгуки клієнтів та будь-яка інша доступна інформація.
Визначте безпосередні причини: Визначте причини або події, які безпосередньо призвели до проблеми. Зазвичай це найпомітніші симптоми проблеми.
Запитайте "Чому?" і визначте фактори, що впливають на це: Починаючи з безпосередніх причин, визначених на попередньому кроці, запитайте "Чому це сталося?" і копайте глибше, щоб визначити основні фактори, які вплинули на кожну безпосередню причину. Продовжуйте ставити запитання "Чому?" до кожної відповіді, поки не дійдете до першопричини (причин).
Визначте першопричину(и): Проаналізуйте фактори, що сприяють виникненню проблеми, та визначте фундаментальну першопричину (причини), усунення якої (яких) дозволить запобігти її повторенню. Першопричина - це, як правило, найглибша основна проблема, вирішення якої усуне або значно пом'якшить проблему.
Перевірте першопричину(и): Підтвердіть виявлену першопричину(и), перевіривши підтверджуючі докази та переконавшись, що вони відповідають наявним даним. Цей крок допомагає підвищити точність і надійність аналізу.
Впровадити коригувальні дії: Впроваджуйте коригувальні дії на практиці. Призначте відповідальних, встановіть часові рамки та доведіть план до відома відповідних зацікавлених сторін.
Моніторинг та оцінка: Постійно відстежуйте впроваджені коригувальні дії та оцінюйте їх ефективність. Переконайтеся, що проблема не повторюється, і виміряйте вплив впроваджених заходів.

Інструменти для аналізу першопричин

5 Чому(и): Техніка "5 причин" полягає в тому, що ви постійно ставите запитання "Чому?", щоб дістатися до першопричини проблеми. Запитуючи "чому" щонайменше п'ять разів, ви можете виявити глибші причини.
Діаграма "Риб'яча кістка" (Діаграма Ісікави): Діаграма "риб'яча кістка" допомагає візуалізувати потенційні причини проблеми, розподіляючи їх за певними категоріями, такими як люди, процеси, обладнання, матеріали та навколишнє середовище.
Аналіз дерева несправностей (ЗВТ): ЗВТ - це графічний інструмент, який використовується для визначення та аналізу комбінацій подій, що можуть призвести до певного небажаного результату. Він допомагає визначити мінімальний набір подій, які повинні відбутися, щоб проблема виникла.
Аналіз Парето: Аналіз Парето передбачає визначення пріоритетності потенційних причин за їхньою частотою або впливом. Він допомагає визначити кілька життєво важливих причин, які найбільше впливають на проблему.

Приклад аналізу першопричин

Розглянемо приклад виробничого дефекту в продукті

Безпосередня причина: Відмова продукту в польових умовах.
Чому? Поганий контроль якості під час виробничого процесу.
Фактори, що сприяють: Недостатня підготовка виробничого персоналу та застаріле обладнання.
Першопричина: Недостатні інвестиції в навчання персоналу та модернізацію обладнання.
Коригувальні дії: Впровадити комплексну навчальну програму для персоналу та виділити кошти на оновлення обладнання.

Як менеджер проекту допомагає з аналізом?

Керівник проекту відіграє вирішальну роль у полегшенні процесу аналізу першопричин і забезпеченні його ефективності. Ось як проектний менеджер може допомогти з аналізом:

Сприяння процесу RCA: Керівник проекту може очолити і полегшити процес АРВ, організовуючи зустрічі, налаштовуючи необхідні інструменти і направляючи команду на всіх етапах аналізу. Він гарантує, що аналіз залишається цілеспрямованим, продуктивним і виконується за графіком.
Забезпечення контексту проекту: Керівники проектів мають всебічне розуміння цілей, завдань та обмежень проекту. Вони можуть надати цінний контекст команді з ОКР, допомагаючи їй зрозуміти, як проблема чи подія вписується в загальну структуру проекту. Ця контекстуальна інформація допомагає визначити відповідні фактори, що сприяють виникненню проблеми, та її першопричини.
Збір відповідних даних: Керівники проектів можуть допомогти зібрати та організувати відповідні дані для ОКР. Вони можуть мати доступ до проектної документації, показників ефективності, відгуків зацікавлених сторін та інших джерел інформації. Зіставляючи і представляючи ці дані команді з проведення ОКР, керівник проекту гарантує, що аналіз буде добре обґрунтованим і ґрунтуватиметься на точній інформації.
Залучення зацікавлених сторін: Зацікавлені сторони часто мають цінні ідеї та погляди на проблему, що розглядається. Керівник проекту може залучити зацікавлені сторони, такі як члени команди, клієнти та експерти, до участі в процесі RCA. Таке залучення може забезпечити різноманітні точки зору і підвищити точність і повноту аналізу.
Підтримка прийняття рішень: Під час проведення ОКР команда може зіткнутися з кількома потенційними першопричинами. Керівник проекту може допомогти в оцінці та визначенні пріоритетності цих причин на основі їхнього впливу, здійсненності та відповідності цілям проекту. Вони допомагають команді приймати обґрунтовані рішення щодо вибору першопричин і розробки відповідних коригувальних дій.

Переваги та цілі аналізу першопричин

Переваги та цілі аналізу першопричин включають в себе наступні:

Вирішення проблем: RCA має на меті визначити першопричини проблеми чи події, а не просто усунути симптоми. Визначаючи та усуваючи першопричини, АРВ допомагає вирішити проблему в її джерелі, що призводить до довгострокових рішень.
Профілактика рецидивів: RCA фокусується на розумінні того, чому проблема виникла в першу чергу. Усунувши першопричини, організації можуть впровадити коригувальні дії, щоб запобігти повторенню проблеми. Це допомагає підвищити загальну операційну ефективність і зменшити ймовірність виникнення подібних проблем у майбутньому.
Вдосконалення процесів: RCA дає уявлення про неефективність процесів, вузькі місця або прогалини. Визначивши першопричини, організації можуть цілеспрямовано вдосконалювати свої процеси, що призведе до підвищення ефективності, зниження витрат і поліпшення якості.
Навчання та обмін знаннями: RCA сприяє розвитку культури навчання на помилках та обміну знаннями в організації. Він заохочує команди аналізувати та документувати свої висновки, даючи змогу іншим вчитися на минулому досвіді та запобігати подібним проблемам у своїй роботі.

Принципи аналізу першопричин

Аналіз першопричин ґрунтується на кількох ключових принципах, які допомагають забезпечити його ефективність і точність. Ці принципи включають

Системний підхід

ОКР розглядає проблему в ширшому контексті системи або процесу, в якому вона виникла. Він визнає, що проблеми часто є результатом взаємопов'язаних факторів і взаємодії між різними компонентами. Застосовуючи системний підхід, ОКР прагне зрозуміти динаміку всієї системи та визначити, як різні елементи сприяють виникненню проблеми.

Аналіз на основі фактів

АРВ спирається на об'єктивні дані та докази, а не на суб'єктивні думки чи припущення. Він наголошує на зборі, аналізі та інтерпретації відповідної інформації для точного визначення першопричин. Використовуючи достовірні дані, ОКР сприяє більш ретельному та надійному процесу аналізу.

Різноманітні перспективи

RCA заохочує залучення різних зацікавлених сторін і поглядів до процесу аналізу. Різні особи або команди можуть мати цінне розуміння, досвід або знання, пов'язані з проблемою. Враховуючи різні точки зору, АРВ допомагає отримати всебічне розуміння проблеми та її першопричин.

Коли проводити аналіз першопричин?

Аналіз першопричин слід проводити в різних ситуаціях, коли організація або окрема особа хоче зрозуміти основні причини проблеми або події. Ось кілька поширених сценаріїв, коли проведення АРП є корисним:

Великі інциденти або збої: Коли трапляється значний інцидент, збій або аварія, RCA може допомогти виявити першопричини, щоб запобігти подібним інцидентам у майбутньому. Це можуть бути несправності обладнання, перебої в роботі системи, інциденти, пов'язані з безпекою, або невдачі проекту.
Хронічні або періодичні проблеми: Якщо проблема не зникає або повторюється, RCA може допомогти визначити основні причини її виникнення. Це можуть бути скарги клієнтів, дефекти якості, затримки у виробництві або перебої в обслуговуванні.
Несподівані варіації продуктивності: Коли виникають незрозумілі коливання показників ефективності, такі як раптове падіння продуктивності, сплеск помилок або зниження рівня задоволеності клієнтів, RCA може виявити основні причини і допомогти відновити продуктивність.
Відгуки або незадоволення клієнтів: Коли клієнти висловлюють незадоволення, надають негативні відгуки або повідомляють про проблеми з продуктами чи послугами, RCA може допомогти виявити основні причини та підвищити рівень задоволеності клієнтів. Це дозволяє організаціям вирішувати системні проблеми, а не лікувати лише симптоми.

3 R аналізу першопричини

"3 Р" аналізу першопричин (АП) - це три основні компоненти процесу аналізу. Вони полягають у наступному:

Розпізнати

Першим кроком в ОКР є розпізнавання та визнання того, що проблема або подія відбулася. Це передбачає виявлення ознак або симптомів проблеми, розуміння її впливу та забезпечення необхідної уваги і ресурсів для аналізу.

Реагувати

Як тільки проблему виявлено, важливо відреагувати на неї швидко та належним чином. Це передбачає ініціювання процесу АРВ, створення спеціальної команди та виділення необхідних ресурсів для ретельного розслідування проблеми. Оперативне реагування допомагає запобігти подальшим наслідкам і гарантує, що процес ОКР розпочнеться якнайшвидше.

Вирішуй.

Кінцевою метою АРВ є вирішення проблеми шляхом виявлення та усунення її першопричин. Це передбачає проведення систематичного аналізу, визначення факторів, що сприяють виникненню проблеми, і заглиблення вглиб, щоб виявити основні причини. Усунувши першопричини, організації можуть впровадити ефективні коригувальні дії, щоб запобігти повторенню проблеми в майбутньому.

Висновок

Отже, проведення аналізу першопричин є цінною практикою для організацій у різних галузях. Застосовуючи принципи RCA і використовуючи відповідні методи, організації можуть ефективно виявляти та усувати основні причини проблем і подій.

Візуалізуйте науку за допомогою найкращого та безкоштовного інфографічного редактора

Ви коли-небудь замислювалися над тим, чому деякі наукові роботи чи постери отримують більше переглядів і схвалення, ніж інші? Звичайно, якість має значення, але чи все залежить від якості роботи? Ні, є багато інших факторів, таких як простота мови та презентація за допомогою графічних абстракцій та візуальних зображень, які мають значення.

Ви також можете виділити свою роботу за допомогою таких візуальних ефектів. Mind the Graph це інструмент, який допомагає візуально комунікувати науку за допомогою найкращої та безкоштовної інфографіки. Зареєструйтесь зараз!